Apparence
Départ d’une personne
Quand une personne quitte votre organisation, son départ suit un parcours en quatre temps, pour qu’aucune information ne se perde par erreur.
Les quatre temps
| Temps | Durée par défaut | Ce qui se passe |
|---|---|---|
| Préavis | 7 jours | La personne garde tous ses accès. Elle est informée de la date de fermeture et peut trier ses données. |
| Fermeture | à la date prévue | Ses accès sont coupés partout, sessions ouvertes comprises. Si la réponse automatique est active (c’est le cas par défaut), sa boîte répond aux expéditeurs qu’elle est partie, qui contacter, et jusqu’à quand l’adresse reste ouverte : le courrier est encore reçu. |
| Conservation | 30 jours (90 au plus) | Sa boîte et ses fichiers sont gardés. Personne n’y a accès d’office ; un administrateur peut ouvrir un accès motivé à une personne, dossier par dossier, et cet accès est tracé. |
| Suppression définitive | à la fin de la conservation | La boîte, le compte et l’espace personnel du Drive (dossiers, fichiers, corbeille, versions) sont effacés et ne sont plus récupérables. |
Les durées du préavis et de la conservation sont fixées pour toute votre organisation, dans sa politique de départ.
Ce que vous décidez pour chaque départ
- La boîte aux lettres : fermée puis supprimée (choix par défaut), ou transférée : ses messages sont copiés dans la boîte d’une personne qui reprend le dossier.
- Les fichiers : conservés pendant la conservation (choix par défaut), copiés dans un espace d’équipe nommé « Fichiers de … » (sans l’historique des versions), ou supprimés dès la fermeture.
- Un accès motivé, pendant la conservation : un collègue peut recevoir l’accès en lecture à des dossiers précis, jusqu’à une date ; l’accès cesse de lui-même à cette date.
- La personne qui reprend : elle reçoit la gestion des espaces d’équipe dont la personne partante était la dernière gestionnaire. Sans personne désignée, ce sont les administrateurs de l’organisation qui les reçoivent. Les espaces d’équipe ne sont jamais supprimés avec un départ ; la personne partante y perd ses droits.
Le dossier Personnel de son Drive, et tout ce qu’elle y a rangé, n’est jamais ouvert ni copié pour un tiers, sauf décision motivée et enregistrée.
Avant la suppression définitive
Après la suppression définitive, rien ne se récupère. Pendant tout le préavis et la conservation, en revanche, un départ s’annule : la personne et sa boîte reviennent dans leur état antérieur.
Suspendre plutôt que faire partir
Pour une absence ou un doute (compte compromis, enquête), la suspension bloque l’accès et l’envoi de messages, mais la boîte continue de recevoir le courrier. Elle se lève à tout moment, sans perte.
Comment demander un départ
En attendant l’écran du portail d’administration, demandez le départ à votre fournisseur en précisant la date, le sort de la boîte et des fichiers, et la personne qui reprend. Si les comptes de votre organisation proviennent de votre propre annuaire, le départ se fait dans cet annuaire.